Manajemen Antrean
Panduan lengkap manajemen antrean pasien pada sistem Dekacare, termasuk tampilan utama, filter, pencarian, panggilan pasien, penerimaan, dan pembatalan antrean.
Halaman Utama Antrean
Pengantar
Halaman Utama Antrean merupakan pusat kendali manajemen antrean pasien di Dekacare. Melalui halaman ini, petugas fasilitas kesehatan dapat memantau seluruh antrean pasien yang sedang menunggu pelayanan, melakukan panggilan, menerima kunjungan, hingga membatalkan antrean secara real-time.
Halaman ini dirancang agar alur kerja pendaftaran dan pelayanan pasien berjalan cepat dan terstruktur. Setiap antrean ditampilkan dalam bentuk kartu interaktif yang memuat informasi penting pasien secara ringkas.
Hak Akses
Halaman Antrean dapat diakses oleh pengguna yang memiliki permission view antrean. Berikut peran (role) yang umumnya memiliki akses:
| Peran | Keterangan |
|---|---|
| Pendaftaran | Petugas loket pendaftaran yang menerima dan mengelola antrean pasien baru |
| Dokter | Tenaga medis yang memantau antrean pasien di poli masing-masing |
| Perawat | Tenaga kesehatan yang membantu alur pelayanan pasien |
| Kasir | Petugas pembayaran yang memantau status antrean |
| Farmasi | Petugas apotek yang menerima antrean resep obat |
| Superadmin | Administrator utama dengan akses penuh ke seluruh modul |
| Admin | Administrator fasilitas kesehatan dengan hak kelola sistem |
Catatan: Hak akses dapat dikustomisasi melalui manajemen role & permission sesuai kebijakan fasilitas kesehatan Anda.
Tampilan Kartu Antrean
Setiap antrean pasien ditampilkan dalam bentuk kartu yang memuat informasi berikut:
Informasi Utama
- Nomor Antrean — Ditampilkan dalam badge besar di sisi kiri kartu sebagai identifikasi utama urutan pasien
- Nama Pasien — Nama lengkap pasien yang terdaftar dalam antrean
- Nomor Rekam Medis (No. RM) — Ditampilkan dalam badge biru sebagai identitas unik pasien
- Dokter — Nama dokter yang dituju pasien, ditandai ikon UserCheck
- Penjamin — Jenis penjaminan pasien (BPJS, Umum, Asuransi), ditandai ikon Shield
Badge Status Ruangan & Jenis Kunjungan
- Badge Ruangan — Menampilkan nama poli atau departemen tujuan pasien dalam badge berwarna biru tua di pojok kanan atas kartu
- Badge Sumber Antrean — Menunjukkan asal pendaftaran:
MJKN— Pasien mendaftar melalui aplikasi Mobile JKN (berwarna biru info)Online— Pasien mendaftar melalui kanal online lainnya (berwarna biru primer)
Status BPJS (Khusus Pasien BPJS)
Untuk pasien dengan penjamin BPJS, kartu antrean menampilkan informasi tambahan:
- Badge PCare — Menampilkan nomor antrean PCare jika pendaftaran berhasil (hijau) atau status gagal (merah)
- Badge P (Pendaftaran PCare) — Status pengiriman data ke PCare:
OK/Gagal/Processing - Badge A (Antrean FKTP) — Status pengiriman antrean ke FKTP BPJS:
OK/Gagal/Processing
Estimasi Waktu Dilayani
Setiap kartu antrean menampilkan estimasi waktu dilayani di bagian bawah kartu, ditandai dengan ikon jam (Clock). Informasi ini membantu petugas mengetahui perkiraan kapan pasien akan mendapatkan pelayanan.
Paginasi
Daftar antrean menampilkan 8 item per halaman secara default. Navigasi paginasi tersedia di bagian bawah daftar dengan fitur:
- Tombol Sebelumnya/Selanjutnya — Berpindah antar halaman
- Input Nomor Halaman — Langsung menuju halaman tertentu dengan mengetik nomor halaman
- Informasi Paginasi — Menampilkan range data (contoh: 1–8 dari 24)
Tips: Gunakan fitur pencarian dan filter untuk mempersempit daftar antrean agar lebih mudah menemukan pasien yang dicari tanpa harus berpindah halaman.
Tombol Aksi pada Kartu
Setiap kartu antrean menyediakan tombol aksi yang terletak di sisi kanan:
| Tombol | Ikon | Fungsi | Permission |
|---|---|---|---|
| Terima | CheckCircle (hijau) | Menerima antrean dan membuka sesi kunjungan pasien | accept antrean |
| Panggil | PhoneCall (kuning) | Memanggil pasien menggunakan Text-to-Speech | call antrean |
| Batalkan | XCircle (merah) | Membatalkan antrean pasien | cancel antrean |
| Resend PCare | RefreshCw (kuning) | Mengirim ulang data PCare yang gagal (khusus BPJS) | Muncul otomatis saat kondisi terpenuhi |
Catatan: Tombol aksi hanya tampil sesuai permission pengguna. Klik pada area kartu (di luar tombol aksi) akan membuka detail antrean sesuai jenis kunjungan.
Filter dan Pencarian Antrean
Pengantar
Halaman Antrean menyediakan beberapa mekanisme filter dan pencarian yang memudahkan petugas menemukan antrean pasien tertentu secara cepat. Semua filter berada di toolbar bagian atas halaman dan dapat dikombinasikan satu sama lain untuk mempersempit hasil.
Pencarian Berdasarkan No. RM atau Nama Pasien
Di sisi kiri toolbar terdapat kolom pencarian dengan placeholder “Cari no. RM atau nama pasien...”.
Cara Menggunakan
- Klik pada kolom pencarian atau langsung ketik kata kunci
- Masukkan Nomor Rekam Medis (No. RM) atau nama pasien yang ingin dicari
- Tekan tombol Enter pada keyboard untuk memulai pencarian
- Sistem akan menampilkan antrean yang sesuai dengan kata kunci
Tips: Pencarian bersifat fleksibel — Anda dapat memasukkan sebagian nama atau nomor RM. Sistem akan mencocokkan secara otomatis.
Filter Berdasarkan Loket
Filter Loket digunakan untuk menampilkan antrean berdasarkan loket (counter) pelayanan tertentu.
Cara Menggunakan
- Klik tombol dropdown berlabel “Loket” di bagian toolbar kanan
- Pilih salah satu loket yang tersedia dari daftar dropdown
- Data antrean akan dimuat ulang sesuai loket yang dipilih
- Tombol akan berubah warna menjadi biru (primary) menandakan filter aktif
Penting: Anda harus memilih loket terlebih dahulu sebelum daftar antrean ditampilkan. Jika belum memilih loket, sistem akan menampilkan pesan “Silahkan pilih loket terlebih dahulu”.
Filter Berdasarkan Ruangan
Filter Ruangan memungkinkan petugas menyaring antrean berdasarkan poli atau departemen tujuan pasien.
Cara Menggunakan
- Klik tombol dropdown berlabel “Ruangan”
- Pilih ruangan atau poli yang diinginkan dari daftar
- Pilih “Semua Ruangan” untuk menghapus filter ruangan
- Daftar antrean akan langsung difilter sesuai ruangan yang dipilih
Catatan: Daftar ruangan yang ditampilkan hanya mencakup ruangan aktif dengan jenis pelayanan rawat jalan (Poli).
Filter Berdasarkan Sumber
Filter Sumber menyaring antrean berdasarkan kanal asal pendaftaran pasien.
Pilihan Filter Sumber
| Opsi | Keterangan |
|---|---|
| Semua Sumber | Menampilkan seluruh antrean tanpa filter sumber |
| MJKN | Menampilkan antrean pasien yang mendaftar melalui aplikasi Mobile JKN |
| Online | Menampilkan antrean pasien yang mendaftar melalui kanal online lainnya |
Cara Menggunakan
- Klik tombol dropdown berlabel “Sumber”
- Pilih salah satu opsi sumber
- Daftar antrean akan langsung difilter sesuai sumber yang dipilih
Tombol Reset Filter
Tombol Reset berwarna kuning (gradient-warning) berfungsi mengembalikan seluruh filter ke kondisi awal.
Cara Menggunakan
- Klik tombol Reset (ikon panah melingkar) di toolbar kanan
- Sistem akan:
- Mengosongkan kolom pencarian
- Menghapus filter loket yang dipilih
- Menghapus filter ruangan
- Menghapus filter sumber
- Memuat ulang data antrean dari awal
Tombol Refresh Data
Tombol Refresh (ikon panah melingkar dua arah) berfungsi memuat ulang data antrean tanpa mengubah filter yang sedang aktif.
Cara Menggunakan
- Klik tombol Refresh di ujung kanan toolbar
- Ikon akan berubah menjadi spinner saat data sedang dimuat
- Data antrean akan diperbarui dengan tetap mempertahankan halaman dan filter aktif
Tips: Gunakan tombol Refresh secara berkala untuk memastikan data antrean selalu terkini, terutama saat terjadi pendaftaran pasien baru.
Kombinasi Filter
Semua filter dapat dikombinasikan secara bersamaan. Berikut contoh skenario:
| Skenario | Filter yang Digunakan |
|---|---|
| Mencari pasien BPJS di Poli Umum | Loket + Ruangan: Poli Umum + Sumber: MJKN |
| Mencari pasien tertentu di semua loket | Pencarian nama/No. RM |
| Melihat semua antrean online | Loket + Sumber: Online |
Panggil Pasien
Pengantar
Fitur Panggil Pasien memungkinkan petugas memanggil pasien ke loket pelayanan menggunakan teknologi Text-to-Speech (TTS). Dengan fitur ini, sistem akan mengumumkan nama pasien, tujuan ruangan, dan loket yang dituju secara otomatis melalui speaker komputer atau perangkat audio yang terhubung.
Fitur ini menggantikan panggilan manual dan membantu menciptakan suasana pelayanan yang lebih profesional serta teratur.
Persyaratan
| Persyaratan | Keterangan |
|---|---|
| Permission | Pengguna harus memiliki permission call antrean |
| Browser | Browser harus mendukung Web Speech API (Chrome, Edge, Firefox terbaru) |
| Loket | Loket harus dipilih terlebih dahulu sebelum memanggil pasien |
| Audio | Perangkat harus memiliki speaker atau output audio aktif |
Cara Memanggil Pasien
- Pastikan Anda telah memilih Loket pada dropdown filter di toolbar
- Temukan kartu antrean pasien yang ingin dipanggil
- Klik tombol Panggil (ikon telepon berwarna kuning) pada kartu antrean
- Sistem akan melakukan proses berikut secara berurutan:
- Mengirim request ke server untuk mencatat panggilan dan memperbarui loket tujuan
- Memperbarui informasi loket pada kartu antrean
- Memainkan suara dingdong sebagai tanda awal pengumuman
- Mengumumkan panggilan menggunakan Text-to-Speech dalam Bahasa Indonesia
Format Pengumuman Suara
Pengumuman suara yang dihasilkan mengikuti format baku berikut:
“Panggilan kepada [nama pasien], dengan tujuan [nama ruangan], silahkan ke [nama loket]”
Contoh Pengumuman
- “Panggilan kepada budi santoso, dengan tujuan Poli Umum, silahkan ke loket 1”
- “Panggilan kepada siti rahayu, dengan tujuan Poli Gigi, silahkan ke loket pelayanan”
Detail Teknis Pengumuman
| Elemen | Sumber Data | Format |
|---|---|---|
| Nama Pasien | antrean.pasien.nama | Huruf kecil semua (lowercase) |
| Ruangan Tujuan | antrean.ruangan.nama | Sesuai data master ruangan |
| Loket | antrean.loket.name | Jika tidak diawali “loket”, otomatis ditambahkan prefix “loket” |
Suara Dingdong
Sebelum pengumuman TTS diputar, sistem akan memainkan suara dingdong terlebih dahulu. Jeda sekitar 2,25 detik diberikan antara dingdong dan pengumuman suara agar pendengar siap menerima informasi.
Sinkronisasi BPJS
Untuk pasien dengan penjamin BPJS, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi panggilan ke layanan antrean BPJS setelah panggilan lokal berhasil. Proses ini berjalan di latar belakang dan tidak mengganggu pengumuman suara lokal.
Perhatian: Jika sinkronisasi panggilan ke BPJS gagal, sistem akan menampilkan pesan error dari BPJS. Kegagalan ini tidak mempengaruhi panggilan lokal yang sudah berhasil dilakukan.
Fallback Browser Tidak Mendukung TTS
Jika browser yang digunakan tidak mendukung Web Speech API, sistem akan menampilkan notifikasi:
“Browser anda tidak mendukung fitur ini — Silahkan gunakan browser lain untuk menggunakan fitur ini.”
Rekomendasi Browser
- Google Chrome (disarankan) — Dukungan TTS terbaik
- Microsoft Edge — Dukungan penuh
- Mozilla Firefox — Dukungan terbatas pada versi terbaru
Kondisi Khusus
| Kondisi | Perilaku Sistem |
|---|---|
| Loket belum dipilih | Menampilkan pesan error “Pilih loket terlebih dahulu” |
| Nama pasien tidak tersedia | Menampilkan pesan “Tidak dapat membaca nama pasien” |
| Nama loket tidak mengandung kata “loket” | Sistem otomatis menambahkan prefix “loket” |
| Nama loket tidak tersedia | Menggunakan default “loket pelayanan” |
| Proses panggilan sedang berjalan | Tombol panggil dinonaktifkan (disabled) hingga proses selesai |
Terima Antrean
Pengantar
Fitur Terima Antrean digunakan untuk menerima pasien dari daftar antrean dan secara otomatis membuka sesi kunjungan baru. Proses ini merupakan langkah penting yang menghubungkan antrean pendaftaran dengan modul kunjungan pasien di Dekacare.
Setelah antrean diterima, sistem akan membuat record kunjungan dan mengarahkan petugas ke halaman detail pasien untuk memulai pelayanan.
Persyaratan
| Persyaratan | Keterangan |
|---|---|
| Permission | Pengguna harus memiliki permission accept antrean |
| Status Antrean | Antrean harus dalam status menunggu (belum diterima) |
Cara Menerima Antrean
- Temukan kartu antrean pasien yang ingin diterima
- Klik tombol Terima (tombol hijau dengan ikon centang) pada kartu antrean
- Sistem akan menampilkan dialog konfirmasi:
“Apakah anda yakin menerima antrean nomor tiket #[nomor]?” - Klik “Terima” untuk melanjutkan atau “Tidak” untuk membatalkan
- Jika dikonfirmasi, sistem akan:
- Membuat record kunjungan baru secara otomatis
- Menampilkan notifikasi “Antrean berhasil diterima”
- Mengarahkan (redirect) ke halaman kunjungan pasien berdasarkan No. RM
Catatan: Selama proses penerimaan berlangsung, tombol Terima akan menampilkan spinner dan berubah teks menjadi “Proses...”. Tombol akan dinonaktifkan untuk mencegah klik ganda.
Peringatan BPJS Job Gagal
Untuk pasien dengan penjamin BPJS, sistem melakukan pengecekan status job BPJS sebelum menerima antrean. Jika terdapat job yang gagal, sistem akan menampilkan dialog peringatan khusus.
Alur Validasi BPJS
- Sistem memeriksa status Pendaftaran PCare dan Antrean FKTP
- Jika salah satu atau keduanya berstatus gagal, dialog peringatan ditampilkan
- Dialog menampilkan detail error dari masing-masing job yang gagal
- Petugas dapat memilih:
- “Ya, Lanjutkan” — Tetap menerima antrean meski BPJS gagal
- “Batal” — Membatalkan penerimaan untuk menangani masalah BPJS terlebih dahulu
Peringatan: Menerima antrean dengan status BPJS gagal berarti data pendaftaran atau antrean pasien belum tercatat di sistem BPJS. Pastikan Anda telah memahami konsekuensinya atau lakukan Resend PCare terlebih dahulu sebelum menerima antrean.
Contoh Dialog Peringatan BPJS
Dialog akan menampilkan informasi seperti:
- Pendaftaran PCare: [pesan error dari BPJS]
- Tambah Antrean FKTP: [pesan error dari BPJS]
Disertai pertanyaan: “Yakin ingin didaftarkan visit?”
Proses Setelah Penerimaan
Setelah antrean berhasil diterima, sistem melakukan beberapa proses secara berurutan:
| No | Proses | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Buat Record Kunjungan | Sistem membuat data kunjungan baru melalui API antrian_ruangan/terima |
| 2 | Notifikasi Sukses | Menampilkan toast “Antrean berhasil diterima” |
| 3 | Refresh Data Antrean | Data antrean dimuat ulang untuk memperbarui daftar |
| 4 | Simpan Operasi | Menyimpan operasi openKunjungan ke state aplikasi |
| 5 | Redirect ke Kunjungan | Mengarahkan ke halaman /pasien/[no_rm] untuk memulai pelayanan |
Penerimaan Antrean Apotek
Untuk antrean bertipe Apotek (jenis kunjungan 11), proses penerimaan memiliki alur tambahan:
- Setelah konfirmasi, sistem menerima antrean dengan parameter khusus (
bypass_antrian_ruangan) - Data kunjungan ID diperbarui pada detail order antrean
- Sistem membuka tampilan Summary Order Obat untuk proses dispensing farmasi
Penanganan Error
| Kondisi Error | Perilaku Sistem |
|---|---|
| Gagal membuat kunjungan | Menampilkan pesan error “Tidak dapat menerima antrean” |
| Koneksi terputus | Tombol kembali aktif, petugas dapat mencoba ulang |
| Response tidak valid | Proses dibatalkan, tidak ada redirect |
Batalkan Antrean
Pengantar
Fitur Batalkan Antrean memungkinkan petugas membatalkan antrean pasien yang sudah terdaftar dalam daftar tunggu. Pembatalan antrean biasanya dilakukan ketika pasien tidak hadir, mendaftar ulang, atau terdapat kesalahan pada data pendaftaran.
Untuk pasien BPJS, pembatalan juga disinkronisasikan ke sistem BPJS secara otomatis.
Persyaratan
| Persyaratan | Keterangan |
|---|---|
| Permission | Pengguna harus memiliki permission cancel antrean |
| Status Antrean | Antrean harus dalam status menunggu (belum diterima/selesai) |
Cara Membatalkan Antrean
- Temukan kartu antrean pasien yang ingin dibatalkan
- Klik tombol Batalkan (ikon X berwarna merah) pada kartu antrean
- Sistem akan menampilkan dialog konfirmasi:
“Apakah anda yakin membatalkan antrean nomor tiket #[nomor]?” - Klik “Ya” untuk mengonfirmasi pembatalan atau “Tidak” untuk membatalkan aksi
- Jika dikonfirmasi, sistem akan memproses pembatalan
Proses Pembatalan
Setelah konfirmasi, sistem menjalankan proses berikut:
| No | Proses | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Notifikasi Proses | Menampilkan toast “Sedang membatalkan antrean, harap tunggu...” |
| 2 | Request Pembatalan | Mengirim request ke API antrian_ruangan/batal/[id] |
| 3 | Sinkronisasi BPJS | Untuk pasien BPJS, secara otomatis membatalkan data di sistem BPJS |
| 4 | Hapus dari Daftar | Kartu antrean dihapus dari daftar tampilan |
| 5 | Notifikasi Sukses | Menampilkan toast “Antrean berhasil dibatalkan” |
Sinkronisasi Pembatalan ke BPJS
Untuk antrean pasien dengan penjamin BPJS, pembatalan antrean juga dikirimkan ke sistem BPJS. Berikut skenario yang mungkin terjadi:
Pembatalan Berhasil Sepenuhnya
Antrean berhasil dibatalkan di Dekacare dan di sistem BPJS. Petugas akan menerima notifikasi sukses.
Pembatalan Berhasil dengan Peringatan BPJS
Antrean berhasil dibatalkan di Dekacare, namun terjadi kendala saat sinkronisasi ke BPJS. Dalam kasus ini, sistem menampilkan dua notifikasi:
- Notifikasi sukses — Konfirmasi pembatalan lokal berhasil
- Notifikasi peringatan — “Pembatalan berhasil, namun terjadi masalah sinkronisasi dengan BPJS. Silakan hubungi administrator jika diperlukan.”
Peringatan: Jika muncul peringatan sinkronisasi BPJS, artinya data pembatalan belum tercatat di sistem BPJS. Petugas perlu menghubungi administrator untuk menindaklanjuti pembatalan secara manual di portal BPJS jika diperlukan.
Penanganan Error
| Kondisi Error | Perilaku Sistem |
|---|---|
| Gagal membatalkan antrean | Menampilkan pesan error “Tidak dapat membatalkan antrean”. Antrean tetap dalam daftar. |
| Koneksi terputus | Loading overlay dihilangkan, petugas dapat mencoba ulang |
| BPJS sinkronisasi gagal | Pembatalan lokal tetap berhasil, peringatan BPJS ditampilkan |
Hal yang Perlu Diperhatikan
Tips untuk Petugas:
- Pastikan Anda memverifikasi identitas pasien sebelum membatalkan antrean
- Pembatalan bersifat permanen — antrean yang sudah dibatalkan tidak dapat dikembalikan
- Jika pasien ingin mendaftar ulang setelah pembatalan, proses pendaftaran harus dilakukan dari awal
- Untuk pasien BPJS, perhatikan notifikasi peringatan sinkronisasi dan tindak lanjuti jika diperlukan