Laporan

Panduan penggunaan modul Laporan pada Dekacare

Rangkuman

Dashboard ringkasan laporan klinik dengan grafik pengunjung dan statistik utama.

Rangkuman

Dashboard Laporan

Gambaran Umum

Halaman Rangkuman (tab pertama pada modul Laporan) menampilkan ikhtisar kinerja klinik Anda dalam satu tampilan. Dashboard ini memuat grafik pengunjung mingguan yang otomatis dimuat dari Metabase, sehingga Anda dapat langsung melihat tren kunjungan pasien tanpa perlu mengatur filter terlebih dahulu.

Menu ini dapat diakses dari sidebar Laporan, lalu pilih tab Seputar Klinikmu.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Anda akan langsung berada di tab Seputar Klinikmu yang merupakan tab aktif secara default.
  3. Grafik pengunjung mingguan akan dimuat secara otomatis.

Fitur Utama

Grafik Pengunjung Mingguan

Tips: Grafik ini memberikan gambaran cepat tentang tren kunjungan. Untuk analisis lebih mendalam per ruangan atau per dokter, gunakan tab Pengunjung.

Hak Akses

Halaman ini dapat diakses oleh pengguna dengan role berikut:

Perhatian: Jika grafik tidak muncul atau menampilkan halaman kosong, pastikan koneksi jaringan Anda stabil. Hubungi administrator jika masalah berlanjut.

Navigasi Tab Laporan

Dari halaman Laporan, Anda juga dapat berpindah ke tab lain menggunakan navigasi pill di bagian atas:

Laporan Pengunjung

Laporan data pengunjung klinik meliputi rangkuman dan detail per pasien.

Laporan Pengunjung

Rangkuman Pengunjung

Gambaran Umum

Sub-tab Rangkuman pada tab Pengunjung menampilkan ringkasan keseluruhan data kunjungan pasien ke klinik Anda. Data disajikan dalam bentuk dashboard visual yang memuat total pengunjung per ruangan atau poli, grafik tren kunjungan, serta perbandingan antar periode.

Dashboard ini mengambil data dari Metabase dan menampilkannya secara otomatis saat Anda membuka tab Pengunjung.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Pengunjung pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Anda akan langsung berada di sub-tab Rangkuman yang merupakan tab aktif secara default.
  4. Dashboard rangkuman pengunjung akan dimuat secara otomatis.

Fitur Utama

Dashboard Rangkuman

Refresh Data

Tips: Gunakan rangkuman ini untuk evaluasi harian atau mingguan. Untuk melihat detail kunjungan per pasien individual, pindah ke sub-tab Pengunjung Per Pasien.

Catatan Penting

Perhatian: Data yang ditampilkan bersifat realtime dan bergantung pada kualitas koneksi jaringan. Jika dashboard tidak muncul, coba klik tombol refresh atau muat ulang halaman.

Laporan Pengunjung

Pengunjung Per Pasien

Gambaran Umum

Sub-tab Pengunjung Per Pasien menampilkan daftar detail kunjungan yang dikelompokkan per pasien. Fitur ini memungkinkan Anda menelusuri riwayat kunjungan setiap pasien berdasarkan periode bulan dan tahun tertentu, serta memfilter berdasarkan ruangan dan dokter yang menangani.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Pengunjung pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Pengunjung Per Pasien.

Filter yang Tersedia

Halaman ini menyediakan empat filter untuk mempersempit hasil laporan:

Cara Menggunakan

  1. Pilih Bulan dan Tahun yang diinginkan (wajib diisi).
  2. Jika perlu, pilih Ruangan dan/atau Dokter untuk memfokuskan hasil.
  3. Klik tombol Terapkan Filter berwarna biru untuk menampilkan laporan.
  4. Laporan akan dimuat dalam bentuk dashboard visual.

Tips: Anda dapat menghapus filter Ruangan atau Dokter dengan mengklik ikon silang (x) pada dropdown untuk menampilkan data keseluruhan.

Data yang Ditampilkan

Perhatian: Pastikan memilih bulan dan tahun terlebih dahulu sebelum menekan tombol filter. Tanpa periode yang dipilih, laporan tidak dapat ditampilkan.

Laporan Inventori

Laporan pengelolaan stok obat dan produk farmasi meliputi stok realtime, kadaluarsa, dan dead stock.

Laporan Inventori

Stok Realtime

Gambaran Umum

Sub-tab Stok Realtime menampilkan posisi stok aktual seluruh produk obat dan alat kesehatan di inventori klinik Anda secara realtime. Fitur ini memungkinkan pencarian produk tertentu sehingga Anda dapat dengan cepat mengetahui ketersediaan stok saat ini.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Inventori pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Stok Realtime.

Filter yang Tersedia

Cara Menggunakan

  1. Pada kolom filter Obat, ketikkan nama produk yang ingin dicari (minimal 2 karakter).
  2. Pilih produk dari dropdown yang muncul.
  3. Klik tombol Terapkan Filter untuk menampilkan data stok produk tersebut.
  4. Untuk melihat seluruh stok tanpa filter, biarkan kolom obat kosong dan langsung klik Terapkan Filter.

Data yang Ditampilkan

Tips: Gunakan laporan Stok Realtime sebagai acuan cepat sebelum melakukan pembelian ulang. Bandingkan dengan laporan Stok Mati dan Stok Kadaluarsa untuk pengelolaan inventori yang lebih optimal.

Refresh Data

Perhatian: Stok yang ditampilkan mencerminkan kondisi saat data terakhir diperbarui. Jika terdapat transaksi penjualan atau penerimaan yang baru saja dilakukan, klik refresh untuk mendapatkan data terkini.

Laporan Inventori

Stok Kadaluarsa

Gambaran Umum

Sub-tab Stok Kadaluarsa menampilkan daftar produk obat dan alat kesehatan yang akan segera melewati masa berlaku (expired). Fitur ini sangat penting untuk mencegah penggunaan produk kadaluarsa pada pasien serta membantu perencanaan distribusi atau retur produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Inventori pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Stok Kadaluarsa.

Filter yang Tersedia

Cara Menggunakan

  1. Pilih Periode yang diinginkan dari dropdown (misalnya: 7 hari, 30 hari, 90 hari).
  2. Klik tombol Terapkan Filter untuk menampilkan hasil.
  3. Daftar produk yang akan kadaluarsa dalam periode tersebut akan ditampilkan.

Data yang Ditampilkan

Tips: Lakukan pengecekan stok kadaluarsa secara rutin (minimal seminggu sekali) untuk memastikan tidak ada produk expired yang terlewat. Produk yang mendekati kadaluarsa sebaiknya diprioritaskan untuk digunakan terlebih dahulu (metode FEFO — First Expired, First Out).

Informasi Penting

Seperti yang tertera pada halaman:

Stok Kadaluarsa (Expired Stock) adalah produk yang akan kadaluarsa sesuai dengan masa berlaku yang ditentukan saat melakukan pembelian. Anda dapat melihat stok yang akan kadaluarsa dalam 7 hari hingga 3 bulan ke depan.

Perhatian: Tanggal kadaluarsa diambil dari data yang diinput saat penerimaan barang. Pastikan staf gudang selalu memasukkan tanggal kadaluarsa dengan benar saat proses penerimaan untuk menjaga akurasi laporan ini.

Laporan Inventori

Stok Mati dan Defekta

Gambaran Umum

Halaman ini mencakup dua sub-tab penting dalam laporan inventori: Stok Mati (Dead Stock) dan Defekta. Kedua laporan ini membantu Anda mengidentifikasi produk yang perlu perhatian khusus dalam manajemen persediaan.

Stok Mati (Dead Stock)

Pengertian

Stok Mati adalah produk yang jarang atau tidak pernah keluar (terjual/digunakan) dalam periode waktu tertentu, atau produk yang telah kadaluarsa. Memantau stok mati membantu Anda menghindari penumpukan barang yang tidak bergerak dan mengoptimalkan modal kerja.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Inventori pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Stok Mati.

Filter yang Tersedia

Cara Menggunakan

  1. Pilih Periode dari dropdown yang tersedia.
  2. Klik tombol Terapkan Filter.
  3. Sistem akan menampilkan daftar produk yang tidak memiliki transaksi keluar dalam periode yang dipilih.

Tips: Produk dead stock sebaiknya dievaluasi secara berkala. Pertimbangkan untuk melakukan promosi, retur ke supplier, atau penyesuaian stok agar tidak membebani persediaan.

Defekta

Pengertian

Defekta adalah laporan yang menampilkan daftar produk yang perlu dilakukan pemesanan ulang berdasarkan analisis stok minimum dan pola pemakaian. Laporan ini membantu bagian pengadaan dalam merencanakan pembelian obat dan alat kesehatan.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Inventori pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Defekta.

Filter yang Tersedia

Cara Menggunakan

  1. Pilih Jenis Kategori jika ingin memfokuskan pada kategori tertentu.
  2. Klik tombol Terapkan Filter.
  3. Daftar produk defekta akan ditampilkan.

Perhatian: Laporan defekta didasarkan pada stok minimum yang telah dikonfigurasi pada master data produk. Pastikan stok minimum setiap produk sudah diatur dengan benar agar hasil laporan akurat.

Sub-Tab Inventori Lainnya

Selain Stok Mati dan Defekta, tab Inventori juga memiliki sub-tab lain yang dapat Anda akses:

Laporan Keuangan

Laporan keuangan klinik meliputi rangkuman pendapatan, jasa dokter, dan pengeluaran.

Laporan Keuangan

Buku Kas (Laporan)

Gambaran Umum

Sub-tab Buku Kas pada tab Keuangan menampilkan rekapitulasi seluruh transaksi pengeluaran kas klinik. Laporan ini mencatat setiap arus kas keluar yang terjadi, baik untuk operasional, pembelian obat, maupun pengeluaran lainnya, dan dapat difilter berdasarkan periode waktu, jenis, kategori, serta status transaksi.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Keuangan pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Buku Kas saat ini berada dalam sub-sistem keuangan dan dapat diakses melalui menu Keuangan pada tab Laporan.

Filter yang Tersedia

Halaman ini menyediakan lima filter untuk mempersempit data:

Cara Menggunakan

  1. Tentukan Tanggal Awal dan Tanggal Akhir untuk rentang periode yang diinginkan.
  2. Jika diperlukan, pilih Jenis, Kategori, dan/atau Status untuk memfokuskan hasil.
  3. Klik tombol Terapkan Filter untuk menampilkan laporan.
  4. Dashboard buku kas akan dimuat dengan data sesuai filter yang diterapkan.

Data yang Ditampilkan

Tips: Gunakan filter Jenis dan Kategori untuk memisahkan pengeluaran operasional dari pengeluaran pembelian obat. Ini memudahkan analisis biaya per departemen atau unit kerja.

Perhatian: Pastikan semua transaksi pengeluaran sudah diinput dengan benar oleh kasir atau admin keuangan agar laporan buku kas mencerminkan kondisi kas yang sebenarnya.

Laporan Keuangan

Pendapatan Per Unit

Gambaran Umum

Sub-tab Rangkuman pada tab Keuangan menampilkan ringkasan pendapatan klinik secara keseluruhan. Dashboard ini menyajikan total pendapatan yang dikelompokkan berdasarkan unit atau poliklinik, sehingga manajemen dapat membandingkan kinerja keuangan antar unit secara langsung.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Keuangan pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Anda akan langsung berada di sub-tab Rangkuman yang merupakan tab aktif secara default.

Fitur Utama

Dashboard Rangkuman Keuangan

Refresh Data

Tips: Dashboard rangkuman keuangan sangat berguna untuk rapat evaluasi bulanan. Gunakan data ini sebagai dasar pengambilan keputusan terkait alokasi sumber daya dan strategi peningkatan pendapatan per unit.

Sub-Tab Keuangan Lainnya

Selain Rangkuman, tab Keuangan juga memiliki sub-tab berikut:

Perhatian: Data pendapatan diambil dari seluruh transaksi yang telah tercatat di sistem. Pastikan semua transaksi kunjungan dan pembayaran sudah diinput lengkap agar dashboard mencerminkan kondisi keuangan yang akurat.

Laporan Keuangan

Pendapatan Per Pasien

Gambaran Umum

Sub-tab Pendapatan Per Pasien pada tab Keuangan menampilkan rincian total biaya layanan yang dihasilkan dari setiap pasien. Laporan ini memungkinkan analisis pendapatan berdasarkan pasien individual, sehingga klinik dapat memahami pola pengeluaran pasien dan mengidentifikasi sumber pendapatan utama.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Keuangan pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Pendapatan Per Pasien.

Filter yang Tersedia

Halaman ini menyediakan lima filter untuk menyesuaikan laporan:

Cara Menggunakan

  1. Tentukan Tanggal Awal dan Tanggal Akhir untuk rentang periode yang diinginkan.
  2. Jika diperlukan, pilih Ruangan, Cara Bayar, dan/atau Dokter untuk memfokuskan hasil.
  3. Klik tombol Terapkan Filter untuk menampilkan laporan.
  4. Dashboard pendapatan per pasien akan dimuat.

Data yang Ditampilkan

Tips: Kombinasikan filter Cara Bayar dengan periode tertentu untuk menganalisis pendapatan dari pasien BPJS versus pasien umum. Data ini berguna untuk perencanaan strategi pemasaran dan pengelolaan kontrak penjamin.

Perhatian: Rentang tanggal yang terlalu lebar dapat menghasilkan data yang sangat besar dan memerlukan waktu loading lebih lama. Disarankan untuk memilih rentang maksimal satu bulan per satu kali pencarian.

Laporan Keuangan

Jasa Dokter Per Pasien

Gambaran Umum

Sub-tab Jasa Dokter Per Pasien pada tab Keuangan menampilkan rincian total jasa medis yang diterima setiap dokter berdasarkan kunjungan pasien. Laporan ini sangat berguna untuk perhitungan kompensasi dokter, evaluasi produktivitas, dan perencanaan anggaran jasa medis.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Keuangan pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Pada panel navigasi vertikal di sisi kiri, pilih sub-tab Jasa Dokter Per Pasien.

Filter yang Tersedia

Halaman ini menyediakan lima filter untuk menyesuaikan laporan:

Cara Menggunakan

  1. Tentukan Tanggal Awal dan Tanggal Akhir untuk rentang periode yang diinginkan.
  2. Pilih Dokter tertentu jika ingin melihat jasa satu dokter saja, atau biarkan kosong untuk semua dokter.
  3. Gunakan filter Ruangan dan Cara Bayar untuk mempersempit hasil jika diperlukan.
  4. Klik tombol Terapkan Filter untuk menampilkan laporan.

Data yang Ditampilkan

Tips: Gunakan laporan ini di akhir bulan untuk menghitung pembayaran jasa dokter. Filter berdasarkan dokter tertentu, lalu tentukan rentang tanggal sesuai periode penggajian (misalnya tanggal 1–31 setiap bulan).

Perhatian: Nominal jasa dokter dihitung berdasarkan tarif yang sudah dikonfigurasi di master data tindakan. Jika ada perbedaan antara laporan dan ekspektasi, periksa konfigurasi tarif jasa pada modul pengaturan.

Laporan Penerimaan

Laporan penerimaan barang dari supplier beserta detail faktur dan jatuh tempo.

Laporan Penerimaan

Detail Penerimaan

Gambaran Umum

Tab Penerimaan pada modul Laporan menampilkan rekapitulasi seluruh penerimaan barang (obat dan alat kesehatan) dari supplier beserta informasi jatuh tempo pembayaran. Laporan ini secara otomatis menampilkan data terkini tanpa memerlukan filter tambahan.

Cara Mengakses

  1. Buka menu Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik tab Penerimaan pada navigasi pill di bagian atas.
  3. Laporan penerimaan akan dimuat secara otomatis.

Fitur Utama

Dashboard Penerimaan

Data yang Ditampilkan

Refresh Data

Tips: Gunakan laporan penerimaan bersamaan dengan fitur Pelunasan Tempo (tersedia di menu terpisah) untuk memastikan semua hutang ke supplier terpantau dan tidak melewati tanggal jatuh tempo.

Perhatian: Data penerimaan diambil dari modul penerimaan barang. Pastikan setiap penerimaan sudah diinput lengkap oleh bagian gudang agar laporan ini akurat dan dapat digunakan sebagai dasar pengelolaan hutang ke supplier.

Keuangan Lainnya

Fitur keuangan lainnya termasuk pelunasan hutang tempo dan pengklaiman asuransi.

Keuangan Lainnya

Pelunasan Tempo

Gambaran Umum

Halaman Pelunasan Tempo adalah fitur khusus untuk mengelola hutang klinik kepada supplier/produsen obat. Halaman ini menampilkan daftar seluruh faktur penerimaan barang yang masih memiliki sisa hutang, beserta informasi jatuh tempo dan status pembayarannya. Anda juga dapat langsung mencatat pelunasan dari halaman ini.

Fitur ini dapat diakses dari menu terpisah di sidebar navigasi (bukan bagian dari tab Laporan utama).

Cara Mengakses

  1. Buka menu Keuangan pada sidebar navigasi.
  2. Klik submenu Pelunasan Tempo.
  3. Halaman akan menampilkan kartu statistik dan daftar hutang tempo.

Kartu Statistik

Di bagian atas halaman, terdapat empat kartu ringkasan:

Filter yang Tersedia

Tabel Daftar Hutang

Tabel menampilkan kolom-kolom berikut:

Cara Melakukan Pelunasan

  1. Klik salah satu baris pada tabel hutang untuk membuka panel detail di sisi kanan.
  2. Panel detail akan menampilkan nomor penerimaan dan sisa hutang.
  3. Masukkan nominal pembayaran yang akan dilakukan.
  4. Klik tombol Simpan untuk mencatat pelunasan.
  5. Tabel hutang dan kartu statistik akan otomatis diperbarui.

Tips: Perhatikan badge berwarna kuning pada kolom Jatuh Tempo. Badge ini menunjukkan bahwa hutang tersebut akan jatuh tempo dalam 7 hari ke depan dan sebaiknya segera diprioritaskan untuk pelunasan.

Hak Akses

Perhatian: Penghapusan pembayaran akan mengembalikan sisa hutang ke jumlah semula. Pastikan untuk mengonfirmasi dengan pihak keuangan sebelum membatalkan pembayaran yang sudah tercatat.

Rekap MCU

Panduan rekap hasil Medical Check-Up (MCU) per perusahaan dengan fitur download Excel.

Rekap MCU

Rekap MCU

Gambaran Umum

Halaman Rekap MCU (Medical Check-Up) menampilkan rekapitulasi hasil pemeriksaan kesehatan karyawan perusahaan yang dilayani oleh klinik Anda. Fitur ini sangat berguna untuk perusahaan yang rutin melakukan MCU tahunan dan membutuhkan laporan komprehensif hasil pemeriksaan seluruh peserta.

Selain menampilkan data dalam tabel, fitur ini juga menyediakan opsi download dalam format Excel untuk kebutuhan pelaporan eksternal.

Cara Mengakses

  1. Buka menu MCU atau Laporan pada sidebar navigasi.
  2. Klik submenu Rekap MCU.
  3. Halaman akan menampilkan form filter dan tabel data.

Filter yang Tersedia

Ketiga filter berikut harus diisi untuk menampilkan data:

Cara Menggunakan

  1. Pilih Perusahaan dari dropdown yang tersedia.
  2. Pilih Bulan pelaksanaan MCU.
  3. Pilih Tahun pelaksanaan MCU.
  4. Data akan dimuat secara otomatis setelah ketiga filter terisi. Tidak perlu menekan tombol tambahan.

Data yang Ditampilkan

Tabel menampilkan data komprehensif untuk setiap peserta MCU:

Informasi Peserta

Riwayat Kesehatan

Pemeriksaan Fisik

Hasil Pemeriksaan Penunjang

Kesimpulan

Download Rekap

  1. Setelah ketiga filter terisi, tombol Download Rekap akan muncul di bagian atas.
  2. Klik tombol tersebut untuk mengunduh laporan dalam format Excel (.xlsx).
  3. File akan otomatis terdownload dengan nama format: MCU-(NamaPerusahaan).Tahun.Bulan.xlsx.

Tips: File Excel yang didownload dapat langsung dikirimkan ke perusahaan penjamin sebagai laporan resmi hasil MCU. Pastikan semua data pemeriksaan sudah lengkap sebelum melakukan download untuk menghindari data kosong pada laporan.

Perhatian: Data MCU diambil dari modul kunjungan MCU. Pastikan dokter sudah mengisi seluruh komponen pemeriksaan (fisik, lab, rontgen, dll.) agar rekap yang dihasilkan lengkap dan tidak ada kolom yang kosong.