Panduan Stok Opname

Pendahuluan

Fitur Stok Opname digunakan untuk melakukan verifikasi stok fisik di gudang farmasi dengan membandingkannya terhadap stok yang tercatat di sistem. Proses ini penting untuk memastikan akurasi data inventaris dan mengidentifikasi selisih stok sedini mungkin. Fitur ini dapat diakses melalui menu Gudang Farmasi > Stok Opname.

Hak Akses

Fitur ini tersedia untuk pengguna dengan role berikut:

• Inventory
• Farmasi
• Superadmin
• Admin

Pengguna memerlukan permission stock agar menu Stok Opname tampil di navigasi.

Daftar Stok Opname

Halaman utama menampilkan dua panel yang bekerja bersama:

• Panel Kiri — Daftar Periode Opname, menampilkan seluruh sesi opname yang pernah dibuat, diurutkan berdasarkan periode terbaru. Setiap item memiliki ikon status:
  • Draft (ikon file) — Sesi baru, belum difinalisasi
  • Pending (ikon jam) — Sudah difinalisasi, menunggu pemeriksaan batch
  • Selesai (ikon centang hijau) — Opname telah selesai dan stok telah disesuaikan
  • Batal (ikon silang merah) — Opname dibatalkan
• Panel Kanan — Detail Produk Opname, menampilkan daftar produk beserta data stok untuk sesi opname yang dipilih.

Membuat Sesi Opname Baru

1. Pilih tanggal periode opname pada date picker di bagian atas halaman.
2. Klik tombol Buat Stok Opname.
3. Jika sudah ada opname draft yang belum selesai, sistem akan menampilkan konfirmasi apakah Anda tetap ingin membuat sesi baru.
4. Jika terdapat batch tidak aktif (stok 0 selama 3+ opname terakhir), dialog khusus akan muncul dengan opsi:
   • Nonaktifkan — Menonaktifkan batch tersebut agar tidak masuk ke opname berikutnya.
   • Tetap Masukkan — Tetap menyertakan batch tersebut dalam sesi opname ini.
5. Sistem akan membuat sesi opname baru dan langsung menampilkan daftar produk di panel kanan.

Input Stok Fisik (Pemeriksaan)

Pada status Draft, Anda dapat langsung memasukkan jumlah stok fisik:

1. Klik sesi opname dari panel kiri.
2. Tabel produk akan menampilkan kolom-kolom berikut:
   • Produk — Nama dan ukuran produk
   • Kategori — Kategori produk
   • Nama Generik — Nama generik obat
   • Stok Awal — Stok di awal periode opname
   • Sistem — Stok yang tercatat di sistem saat ini
   • Masuk — Jumlah barang masuk selama periode
   • Keluar — Jumlah barang keluar selama periode
   • Pemeriksaan — Kolom input untuk memasukkan jumlah stok fisik
   • Selisih — Otomatis dihitung (Pemeriksaan − Sistem)
3. Masukkan jumlah stok fisik pada kolom Pemeriksaan untuk setiap produk.
4. Selisih akan terhitung secara otomatis begitu nilai pemeriksaan diisi.

Filter dan Pencarian

Gunakan filter di atas tabel untuk memfokuskan tampilan:

• Mode Item: Dengan Transaksi (hanya produk yang memiliki pergerakan stok) atau Semua Barang
• Mode Selisih: Semua Barang, Dengan Selisih, Selisih Plus, atau Selisih Minus
• Pencarian: Ketik nama produk untuk mencari secara cepat

Template Excel (Opsional)

Untuk opname dengan jumlah produk yang besar, Anda dapat menggunakan fitur template Excel:

1. Klik Unduh Template SO untuk mengunduh spreadsheet berisi daftar produk.
2. Isi kolom pemeriksaan di file Excel secara offline.
3. Klik Unggah Template SO untuk mengunggah hasil pengisian kembali ke sistem.

Fitur ini hanya tersedia untuk opname berstatus Draft. File yang diterima harus berformat .xlsx atau .xls dengan ukuran maksimal 10MB.

Finalisasi Opname

1. Setelah semua stok fisik terisi, klik tombol Finalkan.
2. Sistem akan mengubah status opname dari Draft menjadi Pending.
3. Pada status Pending, kolom pemeriksaan tidak dapat diedit lagi, namun Anda perlu menyelesaikan distribusi batch untuk produk yang memiliki selisih.

Pemeriksaan Batch (Penyelesaian Selisih)

Untuk produk dengan selisih stok, distribusi selisih ke masing-masing batch perlu dilakukan:

1. Klik tombol Edit (ikon pensil kuning) pada baris produk yang memiliki selisih.
2. Modal Batch Opname akan terbuka, menampilkan seluruh batch produk tersebut.
3. Masukkan jumlah pemeriksaan per batch. Indikator status di atas modal menunjukkan sisa unit yang belum dialokasikan.
4. Pastikan semua unit sudah terdistribusi (indikator menunjukkan Semua batch sudah lengkap).
5. Klik Simpan untuk menyimpan distribusi batch.

Fitur Auto-Fill Batch

Untuk mempercepat proses distribusi, gunakan fitur Auto-Fill Batch yang tersedia pada tombol dropdown kuning. Tersedia 3 strategi:

• Batch Terakhir — Seluruh jumlah pemeriksaan dimasukkan ke batch terbaru, batch lainnya diisi 0.
• Batch Pertama — Seluruh jumlah pemeriksaan dimasukkan ke batch tertua, batch lainnya diisi 0.
• Proporsional — Setiap batch mempertahankan stok awalnya, sisa selisih diserap oleh batch terakhir.

Auto-Fill dapat dilakukan secara massal untuk semua produk yang memiliki selisih, atau satu per satu melalui modal batch.

Menyelesaikan Opname

1. Setelah seluruh distribusi batch selesai, klik tombol Selesai Pemeriksaan.
2. Sistem akan memvalidasi apakah semua produk dengan selisih sudah memiliki distribusi batch yang lengkap.
3. Jika validasi berhasil, status opname akan berubah menjadi Selesai dan stok di sistem akan disesuaikan secara otomatis.

Pembatalan dan Pengembalian Status

• Batalkan Opname — Klik tombol Batal (merah) pada sesi opname berstatus Draft atau Pending untuk membatalkan sesi tersebut. Status akan berubah menjadi Batal.
• Kembalikan ke Draft — Untuk opname berstatus Pending, pembatalan akan mengembalikan status ke Draft sehingga pemeriksaan dapat diedit kembali.

Unduh Laporan Opname

Klik tombol Unduh Checklist SO untuk mengunduh laporan opname dalam format Excel. Laporan ini berisi seluruh data perbandingan stok sistem versus stok fisik dan tersedia untuk semua sesi opname (kecuali yang berstatus Batal).