Form Pendaftaran Pasien Baru

Pengantar

Form Pendaftaran Pasien Baru digunakan untuk mendaftarkan pasien yang belum pernah tercatat dalam sistem Dekacare. Setiap pasien baru akan mendapatkan Nomor Rekam Medis (NORM) yang di-generate secara otomatis oleh sistem, sehingga memastikan keunikan data dan kemudahan pencarian di kemudian hari.

Form ini merupakan langkah pertama dalam seluruh alur layanan kesehatan di fasilitas Anda. Data yang diinput pada tahap ini akan menjadi basis data master pasien yang digunakan di seluruh modul Dekacare, termasuk pendaftaran kunjungan, rekam medis, penagihan, dan integrasi BPJS maupun SatuSehat.

Hak Akses

Berikut adalah role pengguna yang memiliki akses terhadap fitur pendaftaran pasien baru:

Role	Hak Akses	Keterangan
Pendaftaran	Buat, Lihat, Edit	Role utama yang menjalankan proses pendaftaran pasien sehari-hari
Superadmin	Buat, Lihat, Edit, Hapus	Akses penuh ke seluruh fitur termasuk penghapusan data
Admin	Buat, Lihat, Edit	Akses administratif untuk pengelolaan data pasien

Langkah-langkah Pendaftaran Pasien Baru

Berikut adalah panduan lengkap untuk mendaftarkan pasien baru ke dalam sistem Dekacare.

1. Membuka Form Pendaftaran

1. Masuk ke menu Pasien pada sidebar navigasi.
2. Pada halaman daftar pasien, klik tombol Tambah Pasien untuk membuka modal form pendaftaran pasien baru.
3. Form akan terbuka dalam tampilan fullscreen modal untuk memberikan ruang kerja yang maksimal.

2. Input Data Identitas

Bagian pertama yang perlu diisi adalah Data Identitas. Ini merupakan data kunci untuk mengidentifikasi pasien.

1. NIK (Nomor Induk Kependudukan) — Wajib diisi, harus terdiri dari tepat 16 digit angka. Setelah memasukkan NIK, sistem secara otomatis akan:
   • Mengisi tanggal lahir berdasarkan encoding digit NIK.
   • Mengisi jenis kelamin berdasarkan encoding digit NIK.
   • Melakukan pengecekan data duplikat (lihat bagian Validasi Duplikat di bawah).
2. No. BPJS — Opsional, terdiri dari 13 digit angka. Jika pasien memiliki kartu BPJS, masukkan nomor kartu di sini. Anda dapat menggunakan tombol pencarian di samping field untuk memverifikasi data pasien langsung ke server BPJS.

3. Input Data Pribadi

Pada bagian ini, lengkapi informasi personal pasien:

1. Gelar Depan — Opsional. Contoh: dr, Ny, Hj, Tn.
2. Nama Lengkap — Wajib diisi. Masukkan nama lengkap pasien tanpa gelar.
3. Nama Panggilan — Opsional. Nama panggilan sehari-hari pasien.
4. Gelar Belakang — Opsional. Contoh: S.Pd, M.Kom, dr.
5. Tempat Lahir — Wajib diisi. Hanya huruf alfabet yang diperbolehkan.
6. Tanggal Lahir — Wajib diisi. Format DD/MM/YYYY. Biasanya sudah terisi otomatis dari NIK.
7. Jenis Kelamin — Pilih dari dropdown: Laki-laki atau Perempuan. Biasanya sudah terisi otomatis dari NIK.
8. Agama — Pilih dari dropdown sesuai agama pasien.
9. Status Perkawinan — Pilih: Belum Menikah, Menikah, Cerai Hidup, atau Cerai Mati.
10. Pendidikan — Pilih tingkat pendidikan terakhir pasien.
11. Pekerjaan — Pilih jenis pekerjaan pasien.
12. Suku — Pilih suku/etnis pasien dari daftar yang tersedia.
13. Golongan Darah — Pilih golongan darah pasien (A, B, AB, O).
14. Kewarganegaraan — Pilih kewarganegaraan pasien (WNI/WNA).

4. Input Data Kontak

Data kontak penting untuk komunikasi dan pengiriman notifikasi:

1. No. Handphone — Wajib diisi. Nomor telepon aktif pasien.
2. No. WhatsApp — Wajib diisi. Centang opsi Sama dgn No. Telepon jika nomor WhatsApp sama dengan nomor handphone.
3. Email — Opsional. Harus dalam format email yang valid (contoh: [email protected]).

5. Input Data Perusahaan

Jika pasien bekerja dan didaftarkan melalui perusahaan:

1. Perusahaan — Opsional. Nama perusahaan tempat pasien bekerja.
2. Bagian — Opsional. Bagian/divisi di perusahaan.

6. Input Alamat Lengkap

Form alamat terdiri dari dua bagian: Alamat Identitas (KTP) dan Alamat Domisili.

Alamat Identitas (sesuai KTP)

1. Alamat — Alamat lengkap sesuai KTP.
2. Provinsi — Pilih dari dropdown.
3. Kabupaten/Kota — Otomatis difilter berdasarkan provinsi yang dipilih.
4. Kecamatan — Otomatis difilter berdasarkan kabupaten/kota.
5. Kelurahan — Otomatis difilter berdasarkan kecamatan.
6. RT / RW — Hanya angka.
7. Kode Pos — Hanya angka.

Alamat Domisili

Jika alamat domisili sama dengan alamat KTP, centang opsi Alamat Domisili Sama Dengan Alamat KTP. Sistem akan otomatis menyalin semua data alamat identitas ke alamat domisili.

Jika berbeda, isi manual dengan field yang sama seperti alamat identitas.

7. Validasi Data Duplikat

Sistem Dekacare secara otomatis melakukan pengecekan duplikat data berdasarkan NIK. Ketika Anda memasukkan NIK dan mengklik tombol pencarian, sistem akan:

1. Mencari apakah NIK tersebut sudah terdaftar di database.
2. Jika ditemukan, menampilkan peringatan bahwa pasien sudah terdaftar beserta data yang sudah ada.
3. Menyediakan opsi untuk langsung membuka profil pasien yang sudah ada, sehingga tidak perlu mendaftar ulang.

8. Generate Nomor Rekam Medis (NORM)

Nomor Rekam Medis (NORM) di-generate secara otomatis oleh sistem saat data pasien berhasil disimpan. Berikut yang perlu diketahui:

• NORM bersifat unik per fasilitas kesehatan (tenant).
• NORM tidak dapat diubah setelah di-generate (kecuali oleh Superadmin).
• Jika fasilitas memiliki pengaturan NORM Manual, field tambahan akan muncul untuk memasukkan nomor RM dari sistem sebelumnya.
• Gunakan tombol download di samping field NORM untuk mengambil NORM terakhir yang tersedia.

9. Persetujuan SatuSehat

Sebelum data pasien disimpan, sistem akan menampilkan dialog konfirmasi terkait persetujuan SatuSehat. Petugas harus memastikan bahwa:

1. Pasien sudah membaca Form Consent pembukaan data di SatuSehat.
2. Pasien menyetujui untuk data kesehatannya dibagikan melalui platform SatuSehat.

Klik YA untuk melanjutkan penyimpanan, atau Tidak untuk membatalkan.

10. Menyimpan Data

1. Pastikan semua field wajib sudah terisi dengan benar.
2. Klik tombol Simpan di bagian bawah form.
3. Sistem akan memvalidasi seluruh data dan menampilkan pesan error jika ada field yang belum valid.
4. Jika berhasil, pasien akan terdaftar dan NORM akan di-generate.

11. Opsi Pasien Tak Dikenal

Untuk situasi darurat di mana pasien tidak dapat diidentifikasi (misalnya pasien tidak sadar tanpa identitas), aktifkan switch Pasien Tak Dikenal di bagian header form. Ini akan:

• Menonaktifkan validasi wajib pada field NIK, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telepon, dan WhatsApp.
• Memungkinkan pendaftaran dengan data minimal.
• Data dapat dilengkapi kemudian setelah identitas pasien diketahui.

Upload Foto Pasien

Foto pasien dapat ditambahkan setelah data pasien disimpan melalui halaman Detail Pasien. Terdapat dua cara untuk menambahkan foto:

1. Webcam — Klik ikon kamera di bawah avatar pasien untuk mengambil foto langsung menggunakan webcam.
2. Upload File — Klik ikon upload untuk mengunggah file foto dari perangkat Anda.

Tips dan Catatan Penting

• Kecepatan Input: Manfaatkan fitur autofill dari NIK dan pencarian BPJS untuk mempercepat proses pendaftaran. Satu input NIK dapat mengisi beberapa field sekaligus.
• Alamat Domisili: Gunakan checkbox Sama Dengan Alamat KTP untuk menghemat waktu jika alamat pasien sama.
• Dropdown Bertingkat: Pada bagian alamat, pilihan kabupaten/kota, kecamatan, dan kelurahan akan otomatis terfilter berdasarkan pilihan sebelumnya (cascading dropdown).
• Data BPJS: Jika pasien adalah peserta BPJS, sangat disarankan untuk memasukkan No. BPJS dan memverifikasi data melalui tombol pencarian BPJS. Ini akan memudahkan proses klaim di kemudian hari.
• Tombol Reset: Jika perlu mengulang pengisian, gunakan tombol Reset di footer form untuk mengosongkan seluruh field.
• Keyboard Shortcut: Gunakan tombol Tab untuk berpindah antar field secara cepat tanpa menggunakan mouse.
• Multi-Tenant: Data pasien yang didaftarkan akan secara otomatis terikat pada fasilitas kesehatan (tenant) tempat Anda login. Pastikan Anda login di fasilitas yang benar sebelum mendaftarkan pasien.